Η αξιοποίηση των πληροφοριών του δημόσιου τομέα μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην οικονομική ανάπτυξη και τη δημιουργία θέσεων απασχόλησης. Ωστόσο, οι διαφορές στους εθνικούς κανόνες και τις πρακτικές των κρατών μελών για την πρόσβαση σε δημόσια έγγραφα εμποδίζουν την πλήρη αξιοποίηση του οικονομικού δυναμικού των πληροφοριών αυτών και την ανάπτυξη προϊόντων και υπηρεσιών ευρωπαϊκής κλίμακας.
Στο πλαίσιο αυτό, η ΕΕ υιοθέτησε Οδηγία (Οδηγία 2003/98/ΕΚ, 17/11/2003) για την εναρμόνιση του σχετικού νομοθετικού πλαισίου των κρατών μελών, την ομαλή λειτουργία της εσωτερικής αγοράς και την απρόσκοπτη εξέλιξη της Κοινωνίας της Πληροφορίας στην ΕΕ.
Στην Οδηγία επισημαίνεται πως ο δημόσιος τομέας συλλέγει, παράγει, αναπαράγει και διαδίδει ευρύ φάσμα πληροφοριών για τομείς όπως η οικονομία, η κοινωνία, οι επιχειρήσεις, η εκπαίδευση, κ.λπ. Οι πληροφορίες αυτές αποτελούν πρώτη ύλη για προϊόντα και υπηρεσίες ψηφιακού περιεχομένου, που παρέχουν στους πολίτες νέους τρόπους απόκτησης γνώσης και συμβάλλουν στην οικονομική ανάπτυξη.
Απαραίτητη προϋπόθεση για τη διασυνοριακή αξιοποίηση των πληροφοριών του δημόσιου τομέα είναι η διαμόρφωση ενός κοινού πλαισίου για την εξασφάλιση δίκαιων, αναλογικών και ισότιμων ελάχιστων όρων χρήσης των δημόσιων εγγράφων. Το πλαίσιο αυτό θα διευκολύνει την ανάπτυξη πληροφοριακών προϊόντων και υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας σε ευρωπαϊκό επίπεδο και θα περιορίσει τη στρέβλωση του ανταγωνισμού στην εσωτερική αγορά.
Η Οδηγία δεν μεταβάλλει τους εθνικούς κανόνες για την πρόσβαση σε έγγραφα. Η απόφαση για έγκριση ή μη της περαιτέρω χρήσης συγκεκριμένων εγγράφων παραμένει στο κράτος μέλος, ενώ η Οδηγία εφαρμόζεται μόνο για τα έγγραφα που είναι ήδη προσιτά για περαιτέρω χρήση όταν οι δημόσιοι φορείς χορηγούν σχετικές άδειες, πωλούν, διαδίδουν, ανταλλάσσουν ή διαθέτουν πληροφορίες.
Σημειώνεται πως, σε ορισμένες περιπτώσεις, προβλέπεται η χορήγηση άδειας για την περαιτέρω χρήση εγγράφων, με συγκεκριμένους όρους ώστε να διασφαλιστεί η ορθή χρήση και η μη αλλοίωση του εγγράφου, η αναφοράς της πηγής, κ.λπ. Η Οδηγία δεν εφαρμόζεται σε έγγραφα που προστατεύονται από δικαιώματα πνευματικής και βιομηχανικής ιδιοκτησίας.
Όταν χορηγείται έγκριση για περαιτέρω χρήση των εγγράφων, οι δημόσιοι φορείς θα πρέπει να διαθέτουν τις πληροφορίες σε χρονικό πλαίσιο που επιτρέπει την καλύτερη δυνατή αξιοποίησή τους. Τα κοινά χρονικά περιθώρια σε ολόκληρη την ΕΕ κρίνονται απαραίτητα για διασυνοριακή αξιοποίηση των πληροφοριών από το δημόσιο τομέα.
Όσον αφορά τη μορφή των εγγράφων, περιορίζεται η ανάγκη μετατροπής των έντυπων εγγράφων σε ψηφιακά ή επέμβασης σε ψηφιακά αρχεία ώστε να καταστούν αμοιβαία συμβατά. Οι δημόσιοι φορείς καλούνται να διαθέτουν τις πληροφορίες στην υφιστάμενη μορφή ή γλώσσα, με ηλεκτρονικά μέσα όποτε είναι δυνατό, λαμβάνοντας υπόψη τις δυνατότητες χρήσης των εγγράφων από άτομα με ειδικές ανάγκες.
Εφόσον χρεώνονται τέλη, αυτά δεν θα πρέπει να υπερβαίνουν το συνολικό κόστος συλλογής, παραγωγής, αναπαραγωγής και διάδοσης των εγγράφων, καθώς και ένα ποσοστό απόδοσης της επένδυσης, ώστε να καλύπτονται οι ανάγκες αυτοχρηματοδότησης του δημόσιου φορέα.
Επιπλέον, ενθαρρύνεται η δημιουργία ευρετηρίων των διαθέσιμων εγγράφων και η διάθεσή τους μέσω του Διαδικτύου. Τέλος, ιδιαίτερη αναφορά γίνεται στα εργαλεία που απαιτούνται για τη διευκόλυνση της αναζήτησης των διαθέσιμων πληροφοριών, όπως ηλεκτρονικοί κατάλογοι, σύνδεσμοι στο Διαδίκτυο, κ.λπ.
Σημειώνεται πως τα κράτη μέλη θα πρέπει να ενσωματώσουν την Οδηγία σε εθνικό επίπεδο μέχρι την 1η Ιουλίου 2005.