Σημαντικά οφέλη για πολίτες, οικονομία και περιβάλλον από την ψηφιοποίηση της διαδικασίας απόδοσης ΑΦΜ και κλειδάριθμου σε φυσικό πρόσωπο

Πολλαπλά και σημαντικά είναι τα οφέλη για τους πολίτες, τη Δημόσια Διοίκηση, την οικονομία και το περιβάλλον, από την απλούστευση και ψηφιοποίηση διοικητικών διαδικασιών της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ), όπως προκύπτει από τη μέτρηση του διοικητικού βάρους (χρηματικού κόστους και χρόνου) της διαδικασίας που αφορά την απόδοση Αριθμού Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) και κλειδάριθμου σε φυσικά πρόσωπα.

H μέτρηση πραγματοποιήθηκε στο πλαίσιο του έργου «Σχεδιασμός και εφαρμογή μεθοδολογικής προσέγγισης για την εκτίμηση της μείωσης του κόστους & του χρόνου για τη Δημόσια Διοίκηση, τους πολίτες & επιχειρήσεις λόγω της εισαγωγής της πύλης gov.gr & της ένταξης σε αυτή ψηφιοποιημένων υπηρεσιών» που υλοποιεί το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και Ηλεκτρονικού Περιεχομένου (ΕΚΤ), με χρηματοδότηση από το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας..

Η διαδικασία απόδοσης ΑΦΜ και κλειδάριθμου για φυσικά πρόσωπα, πλήρως ψηφιοποιημένη από τον Δεκέμβριο 2023, επιτρέπει στους πολίτες να υποβάλλουν αιτήσεις και να ολοκληρώνουν όλη τη διαδικασία ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας myAADΕ. Στο πλαίσιο του έργου, πραγματοποιήθηκε συγκριτική μέτρηση του διοικητικού βάρους (κόστους και χρόνου) για τους πολίτες και τη Δημόσια Διοίκηση πριν και μετά την ψηφιοποίηση. Παράλληλα, αξιολογήθηκαν τα περιβαλλοντικά οφέλη (μείωση των εκπομπών CO₂) λόγω της μείωσης μετακινήσεων και της χρήσης χαρτιού.

Από τα στατιστικά δεδομένα προκύπτει ότι το 2019 εκδόθηκαν 207.054 ΑΦΜ και αντίστοιχοι Κλειδάριθμοι. Δεδομένου ότι δεν υπάρχουν ακόμα τα πλήρη στοιχεία για το έτος 2024, αλλά και για λόγους συγκρισιμότητας, χρησιμοποιείται το ίδιο πλήθος (207.054) και για το 2024.

Κύρια συμπεράσματα

Τα κυριότερα συμπεράσματα από την απλοποίηση & ψηφιοποίηση της διαδικασίας απόδοσης ΑΦΜ και κλειδάριθμου σε φυσικά πρόσωπα είναι τα εξής:

• Εξοικονομήθηκαν περίπου 4,9 εκατ. ευρώ ετησίως για πολίτες και Δημόσια Διοίκηση, από εξάλειψη μετακινήσεων και αναμονής σε «ουρές», ποσό που αντιστοιχεί σε μείωση κατά 71%.
• Εξαλείφθηκαν 414 χιλ. «ουρές» σε ετήσια βάση.
• 32’ λεπτά είναι ο μέσος χρόνος που αφιερώνει πλέον ο αιτών για ολοκλήρωση της διαδικασίας, έναντι 2 ωρών και 37¨που χρειάζονταν αρχικά, καθώς δύνανται να εξαλειφθούν οι χρόνοι μετάβασης και αναμονής σε ΔΟΥ.
• Το διοικητικό βάρος, σε όρους χρόνου που δαπανάται, μειώθηκε κατά 79% για τους πολίτες και κατά 23% για τη Δημόσια Διοίκηση (μεσοσταθμική εξοικονόμηση χρόνου υλοποίησης διαδικασίας:70% για φυσικά πρόσωπα και Δημόσια Διοίκηση).).
• Η εξοικονόμηση που επιτυγχάνεται ως προς τη χρήση εντύπων (φύλλων χαρτιού) υπολογίζεται στο 97% ή 1,5 εκατ. φύλλα ετησίως.
• Η εξοικονόμηση σε όρους εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα που επιτυγχάνεται λόγω της μείωσης των μετακινήσεων (393 χιλ. λιγότερες μετακινήσεις με αυτοκίνητο) και της χρήσης χαρτιού εκτιμάται στους 945 τόνους CO₂ ετησίως.

Η διαδικασία απόδοσης ΑΦΜ και κλειδάριθμου

Η διαδικασία απόδοσης ΑΦΜ και Κλειδαρίθμου απευθύνεται σε φυσικά πρόσωπα, κυρίως άτομα που ενηλικιώνονται και χρειάζονται ΑΦΜ, καθώς και σε αλλοδαπούς που διαμένουν νόμιμα στη χώρα και διαθέτουν τα απαιτούμενα έγγραφα ταυτοποίησης, όπως διαβατήριο ή άδεια διαμονής. Επιπλέον, η διαδικασία αφορά και ανήλικους κάτω των 18 ετών, αλλά σε αυτή την περίπτωση απαιτείται η γονική συναίνεση ή άλλες νομικές διαδικασίες για την εκπροσώπησή τους.

Σύμφωνα με τη νέα διαδικασία, η οποία ισχύει από την 1η Δεκεμβρίου 2023, η απόδοση ΑΦΜ και Κλειδαρίθμου πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας της ΑΑΔΕ, myAADE.

Τα πολλαπλά οφέλη της ψηφιοποίησης σε χρόνο και κόστος

Η απλούστευση και ψηφιοποίηση της διαδικασίας της απόδοσης ΑΦΜ και Κλειδαρίθμου Φυσικού Προσώπου, εκτός των οφελών και εξοικονομήσεων κόστους και χρόνου που συνεπάγονται, επιφέρουν επιπρόσθετα οφέλη για την κοινωνία εν γένει, αλλά και για το περιβάλλον. Αξίζει να σημειωθεί ότι η μείωση της πίεσης στις διοικητικές υπηρεσίες επιτρέπει στα στελέχη να επικεντρωθούν σε άλλες εργασίες που απαιτούν φυσική παρουσία, αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα και βελτιώνοντας τη συνολική λειτουργία των υπηρεσιών. Τα οφέλη που προκύπτουν από την εξοικονόμηση χρόνου και κόστους λόγω της απλούστευσης/ψηφιοποίησης, συμβάλλουν στην ευρύτερη βελτιστοποίηση της παροχής των κρατικών υπηρεσιών και τη βελτίωση της εμπειρίας των πολιτών και της διαφάνειας των διαδικασιών.

Η απλούστευση/ψηφιοποίηση της διαδικασίας επιφέρει επιπρόσθετα έμμεσα οφέλη σε όρους περιβαλλοντικών ωφελειών από την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των πολιτών. Συγκεκριμένα, η ψηφιοποίηση των βημάτων της διαδικασίας μεταβίβασης έχει ως αποτέλεσμα τη μείωση των μετακινήσεων από και προς τα φυσικά σημεία εξυπηρέτησης. Ως εκ τούτου, δεν μειώνονται μόνο οι ώρες που καταναλώνει ένας πολίτης στις «ουρές», στην μετακίνησή του, βιώνοντας πολλές φορές την «κίνηση» ή δυσκολία να φτάσει στην εκάστοτε υπηρεσία, αλλά υπάρχει και σημαντική μείωση των εκπομπών CO2, που οφείλονται σε αυτές τις μετακινήσεις. Επιπρόσθετα, όφελος ως προς τις μειωμένες εκπομπές CO2 προκύπτει και από τη μείωση της χρήσης χαρτιού για τον πολίτη και για τη Δημόσια Διοίκηση. Τέλος, οι παραπάνω εξοικονομήσεις έχουν άμεσα οφέλη όχι μόνο για το περιβάλλον, αλλά και για τη συνολική οργάνωση της Δημόσιας Διοίκησης, μέσω της εύκολης πρόσβασης σε αρχεία και της εξοικονόμησης χώρων αποθήκευσης.

ΕΚΤ και Παρατηρητήριο Γραφειοκρατίας

Το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και Ηλεκτρονικού Περιεχομένου (ΕΚΤ) (www.ekt.gr), ως ένας δημόσιος οργανισμός που προωθεί τη γνώση, την έρευνα, την καινοτομία και τον ψηφιακό μετασχηματισμό, αποτελεί τον Εκτελεστικό Μηχανισμό του Παρατηρητηρίου της Γραφειοκρατίας. Το ΕΚΤ, εντός αυτού του περιβάλλοντος συνεισφέρει σημαντικά στην εδραίωση και εύρυθμη λειτουργία του Παρατηρητηρίου, χάρη σε μία σειρά δράσεων, όπως, ενδεικτικά: η διενέργεια εσωτερικών μετρήσεων διοικητικών και ενδοδιοικητικών βαρών σε διάφορες ρυθμίσεις και διοικητικές διαδικασίες και ο συντονισμός της διενέργειας μετρήσεων από τρίτους φορείς, καθώς και τη συνεχή βελτίωση & τυποποίηση της μεθοδολογίας και των εργαλείων μέτρησης και αξιολόγησης διοικητικών βαρών.

Ανταποκρινόμενο σε αυτό τον ρόλο, το ΕΚΤ υλοποιεί το έργο «Σχεδιασμός και εφαρμογή μεθοδολογικής προσέγγισης για την εκτίμηση της μείωσης του κόστους & του χρόνου για τη Δημόσια Διοίκηση, τους πολίτες & επιχειρήσεις λόγω της εισαγωγής της πύλης «gov.gr» & της ένταξης σε αυτή ψηφιοποιημένων υπηρεσιών». Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Εθνικού Σχεδίου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας «Ελλάδα 2.0» με τη χρηματοδότηση της Ευρωπαϊκής Ένωσης - NextGenerationEU.

Στο πλαίσιο του έργου ολοκληρώθηκε με επιτυχία η μέτρηση Διοικητικού Βάρους είκοσι (20) επιλεγμένων Υπηρεσιών που έχουν ενταχθεί στην πύλη «gov.gr» και εκτελούνται εξολοκλήρου ή εν μέρει ηλεκτρονικά. Η μέτρηση αφορούσε την ποσοτικοποίηση και «μετάφραση» του διοικητικού βάρους σε όρους κόστους, το οποίο επωμίζονται τα φυσικά/νομικά πρόσωπα, αλλά και η Δημόσια Διοίκηση κατά την υλοποίηση των υπό εξέταση Υπηρεσιών. Σκοπός της μέτρησης ήταν η σύγκριση του κόστους επιλεγμένων διαδικασιών πριν την ψηφιοποίηση τους, με εκείνο μετά την εισαγωγή των διαδικασιών στο gov.gr. Το επόμενο διάστημα θα ακολουθήσει η δημοσιοποίηση των αποτελεσμάτων και των υπόλοιπων μετρήσεων των διοικητικών βαρών και των άλλων υπηρεσιών που έχουν ενταχθεί στο gov.gr.

Το Παρατηρητήριο Γραφειοκρατίας αποτελεί τον μηχανισμό αξιολόγησης και τεκμηρίωσης της Εθνικής Πολιτικής Διοικητικών Διαδικασιών. Στοχεύει στη διενέργεια μετρήσεων σχετικά με την επίπτωση των δράσεων απλούστευσης στα διοικητικά βάρη και τη γραφειοκρατία και στη δημοσίευση σχετικών αναφορών. Στο πλαίσιο του Παρατηρητηρίου Γραφειοκρατίας πραγματοποιείται η διενέργεια μετρήσεων των διοικητικών βαρών διαδικασιών που εντάσσονται προς απλούστευση στο Εθνικό Πρόγραμμα Απλούστευσης Διαδικασιών.